CRM et portails clients
Un CRM et des portails clients conçus sur mesure
Nous concevons l’outil de votre équipe (demandes, biens, mandats, visites, relances) et les espaces en ligne où vos propriétaires et vos acquéreurs suivent leur dossier. Si vous avez aussi l’agent IA, ses fiches arrivent directement dans la bonne demande.
- Demandes
- Contacts
- Biens
- Mandats
- Visites
- Relances et tâches
SophieConseillère
Demandes · 7 derniers jours
Toute l’agence
| Contact | État |
|---|---|
| Camille R.T3 · Beaux-Arts | Fiche transmisemar. 22:47 |
| Hugo D.Maison · Clapiers | En attentemar. 22:12 |
| Nadia K.T3 · Beaux-Arts | En attentemar. 20:48 |
| Sarah L.T4 · Port Marianne | Fiche transmisemar. 18:02 |
| Julien M.T4 · Port Marianne | En attentelun. 17:20 |
| Inès T.Sans annonce | Fiche transmisedim. 11:05 |
| Paul et Léa B.Maison · Clapiers | Visite confirméesam. 16:40 |
| Léo P.T2 · Antigone | Plus contactéven. 19:15 |
Demande de visite · OMB-T3-BA
Camille R.
Fiche déposée par l’assistant · mar. 22:51
En bref
Couple qui cherche sa résidence principale, emménagement souhaité avant l’été. Accord de principe de la banque ; l’achat dépend de la vente de leur studio. Visite demandée samedi 10:00.
- Bien
- T3 traversant avec balcon
- Visite
- Samedi 10:00, à confirmer
Exemple fictif · CRM de l’Agence Ombrelle, agence fictive : la demande de Camille R., avec la fiche déposée par l’agent IA mardi à 22 h 51.
CRM de l’équipe
Biens, mandats et relances de la semaine
Le CRM reprend vos étapes et vos mots, pas ceux d’un logiciel générique. Chaque conseiller retrouve ses dossiers et ce qu’il doit faire dans la semaine.
- Demandes et contacts
- Site, portails d’annonces, téléphone : chaque demande devient une ligne, avec l’historique des échanges.
- Biens et mandats
- Type de mandat, conseiller, visites prévues et état de la vente, sur une seule liste.
- Visites, relances et tâches
- Chaque relance a une date et un responsable : un conseiller, ou l’agent IA pour celles qu’il sait faire.
- Demandes
- Contacts
- Biens
- Mandats
- Visites
- Relances et tâches
SophieConseillère
Biens et mandats · En portefeuille
| Bien | État |
|---|---|
| T3 traversant avec balconBeaux-Arts · OMB-T3-BA · Mandat exclusif | En vente |
| T2 avec terrasse et parkingAntigone · OMB-T2-ANT · Mandat simple | Sous offre |
| T4 familial avec loggiaPort Marianne · OMB-T4-PM · Mandat exclusif | En vente |
| Maison 5 pièces avec jardinClapiers · OMB-MAI-CLA · Mandat exclusif | En vente |
Relances et tâches · Cette semaine
| Tâche | État |
|---|---|
| Confirmer la visite de Camille R.T3 · Beaux-Arts · Sophie | À fairemer. 09:00 |
| Confirmer la visite de Sarah L.T4 · Port Marianne · Marc | À fairemer. 09:30 |
| Relancer Julien M.T4 · Port Marianne · Assistant | Prévuejeu. 10:00 |
| Relancer Nadia K.T3 · Beaux-Arts · Assistant | Prévuejeu. 11:00 |
| Proposer une estimation à Inès T.Castelnau · Sophie | À fairejeu. 14:00 |
| Relancer Hugo D.Maison · Clapiers · Assistant | Prévueven. 10:00 |
| Préparer le compromisT2 · Antigone · Sophie | En coursven. 15:00 |
Exemple fictif · Agence Ombrelle, agence fictive : biens en portefeuille, relances et tâches de la semaine.
Ce qui change pour l’agence
Au quotidien, le CRM change surtout deux choses : l’endroit où vivent les dossiers, et la façon dont l’équipe se les passe.
Plus de fichiers Excel éparpillés
Demandes, biens, mandats et contacts vivent dans le même outil, partagé par l’équipe. Personne ne travaille sur sa propre copie.
Un dossier qu’un collègue peut reprendre
Quand un conseiller est absent, l’historique est sur la fiche du contact et du bien. Personne ne rappelle le client pour lui reposer les mêmes questions.
Espace propriétaire
Le propriétaire suit sa vente sans appeler
Chaque propriétaire a son espace : les visites réalisées avec le compte rendu du conseiller, les demandes reçues sur l’annonce, les offres et les documents du mandat.
- Comptes rendus du conseiller
- Il les écrit dans le CRM et choisit ce qui part dans l’espace du propriétaire.
- Visiteurs anonymes
- Le propriétaire voit le profil des visiteurs, jamais leurs coordonnées.
- Offres et documents
- Offres reçues, mandat, diagnostics : les mêmes pièces pour lui et pour l’agence.
Agence Ombrelle
Espace propriétaire
Votre bien · OMB-MAI-CLA
Maison 5 pièces avec jardin, Clapiers
Mandat exclusif · votre conseiller : Marc
Prochaine visite
Dernières visites
| Date | Compte rendu de Marc |
|---|---|
| lun. 12 · 18:00Famille, mutation à Montpellier | Le jardin et le garage leur plaisent. La cuisine est à refaire selon eux : ils reviennent avec un artisan. |
| sam. 10 · 10:30Couple, premier achat | Séjour et jardin appréciés. Le budget de travaux les fait hésiter ; pas de seconde visite prévue. |
Offre reçue
| Reçue | Montant | État |
|---|---|---|
| ven. 9 | 530 000 € | En négociation |
Exemple fictif · espace du propriétaire de la maison de Clapiers, Agence Ombrelle (agence fictive).
Espace acquéreur
L’acquéreur retrouve ses biens et ses documents
Sur son téléphone, l’acquéreur garde ses recherches et reçoit les alertes de l’agence. Ses rendez-vous et ses documents sont au même endroit, plutôt que dispersés dans ses e-mails.
- Recherches et alertes
- Les nouveaux biens de l’agence qui correspondent à sa recherche, au rythme qu’il choisit.
- Biens suivis
- Disponible, sous offre, vendu : l’état vient du CRM, sans mise à jour à la main.
- Rendez-vous et documents
- Les visites confirmées par le conseiller, les plans, les diagnostics, son offre.
Agence Ombrelle
Espace de Camille R.
Rendez-vous
Samedi · 10:00
ConfirméeVisite du T3 des Beaux-Arts
Avec Sophie
Biens suivis
T3 traversant avec balcon
Beaux-Arts · 68 m² · 3 pièces
DisponibleT2 avec terrasse et parking
Antigone · 45 m² · 2 pièces
Sous offre
Recherche enregistrée
T2 ou T3, Montpellier centre, avec extérieur
Alerte chaque matinDocuments
- Plan du T3Sophie
- Accord de principeVous
Exemple fictif · espace de Camille R., acquéreur fictif de l’Agence Ombrelle.
Du site au CRM, sans ressaisie
Quand l’agence a le site, l’agent IA et le CRM, une demande du soir suit ce trajet.
22 h 47
Un message sur l’annonce
Camille R. écrit depuis la page du T3 des Beaux-Arts, sur le site de l’agence. L’agence est fermée.
22 h 47
L’agent IA répond
Il répond sur le bien, demande le projet et le financement, puis propose deux créneaux de Sophie.
22 h 51
La fiche entre dans le CRM
Elle se range dans la demande, sur la fiche du bien et dans l’agenda de Sophie, créneau à confirmer.
9 h 02
Le lendemain, Sophie confirme
La visite apparaît dans l’espace de Camille, et dans celui du propriétaire du T3.
De l’atelier à l’outil en service
Nous partons de votre façon de travailler, pas d’un logiciel à paramétrer. Les durées sont données à titre indicatif : elles dépendent du périmètre.
Atelier avec votre équipe
Vos étapes, vos documents, vos fichiers actuels, et ce que chacun doit voir. Nous en tirons une description écrite de l’outil : ce qu’il fera, et ce qu’il ne fera pas.
En général, une demi-journée
Maquette cliquable
Les écrans principaux avec vos vrais libellés, à essayer avant d’écrire le code. Les corrections se font à ce stade.
Deux à trois semaines, à titre indicatif
Première version utilisable
Le CRM avec vos données reprises, puis les espaces clients. Votre équipe s’en sert sur de vrais dossiers.
Six à dix semaines, à titre indicatif
Ajustements
Nous corrigeons et complétons à partir de l’usage réel, celui de l’équipe comme celui de vos clients.
Pendant les premières semaines d’utilisation
Vos données, et qui peut les voir
Des choix de conception posés avec vous avant la première ligne de code, et mis par écrit.
Un accès par rôle
Direction, conseiller, propriétaire, acquéreur : chacun voit ce que son rôle lui ouvre, défini avec vous.
Un hébergement dans l’Union européenne
L’hébergeur est choisi avec vous, avec des serveurs situés dans l’Union européenne.
L’export de vos données
Vos données restent les vôtres : vous pouvez les exporter dans un format courant, par exemple pour changer d’outil.
Un accord de sous-traitance RGPD
Il accompagne le contrat et précise ce que nous faisons des données de vos clients, pour le compte de votre agence.
Questions fréquentes
Faut-il abandonner notre logiciel de transaction ?
Pas forcément. Le CRM peut reprendre ses données selon ce qu’il permet (export, API), ou ne couvrir que ce qui vous manque : les demandes, les relances, les espaces clients. Nous le décidons ensemble pendant l’atelier.
Peut-on commencer par un seul des trois outils ?
Oui, dans l’ordre qui vous sert. Un espace client a besoin de données à jour : sans le CRM, nous vérifions d’abord qu’il peut les lire dans votre logiciel actuel.
Faut-il avoir l’agent IA ?
Non, le CRM fonctionne seul. Avec l’agent, ses fiches arrivent directement dans les demandes, au lieu d’un e-mail au conseiller.
Comment nos clients accèdent-ils à leur espace ?
Par un accès personnel que l’agence leur envoie. La manière de se connecter est choisie avec vous pendant l’atelier.
Un outil sur mesure commence par vos fichiers actuels
En visio, nous regardons vos outils et vos étapes d’aujourd’hui, puis ce qu’un CRM et des espaces clients changeraient chez vous.
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